Is een kassasysteem verplicht voor je marktkraam?

Het korte antwoord

Nee, een kassasysteem is in Nederland niet verplicht. Ook niet op de markt, en ook niet als je veel contant verkoopt.

Wat wél verplicht is: een administratie waaruit je omzet en je btw te volgen zijn, en die je zeven jaar bewaart. Met een kassa gaat dat makkelijker. Zonder kassa kan het ook, met een kasboek dat je elke dag bijhoudt.

Gebruik je een kassa, dan hoort wat erin staat bij je administratie. Dan moet die kassa zelf ook aan eisen voldoen. Die staan hieronder.

Wat zegt de wet over een kassa?

Niets, letterlijk. De wet noemt geen kassa. Artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen zegt alleen dat je een administratie voert "naar de eisen van dat bedrijf", zo dat je rechten en plichten er altijd uit blijken.

De Belastingdienst zegt het in zijn brochure over kassasystemen zo: "U bent vrij om te kiezen hoe u uw administratie inricht, maar de wet heeft wel grenzen gesteld." Hoe groter en ingewikkelder je bedrijf, hoe hoger die grenzen liggen.

Voor een kraam met één of twee mensen erachter liggen ze dus niet heel hoog. De Belastingdienst aanvaardt zelfs nog een ouderwetse mechanische kassa, maar alleen "bij heel kleine ondernemingen". Dat zegt genoeg over hoe open die regel is.

Waarom lees je overal dat het wél verplicht is?

Omdat veel van wat je online vindt over België gaat. Daar bestaat de witte kassa, een geregistreerd kassasysteem. Restaurants en cateraars met meer dan € 25.000 omzet uit maaltijden per jaar moeten die gebruiken.

In Nederland bestaat zo'n regel niet, voor geen enkele branche. Lees je "kassa verplicht", kijk dan eerst of de pagina over België gaat. Of over een leverancier die je een kassa wil verkopen.

Wat moet je bijhouden als je geen kassa gebruikt?

Een kasboek, elke marktdag. Daarin staan vier soorten regels:

• Het beginsaldo: wat er 's ochtends in je la zat, inclusief je wisselgeld.
• Wat er die dag contant binnenkwam.
• Wat er contant uitging, zoals marktgeld of parkeren.
• Wat je privé uit de la haalde.

Aan het eind van de dag tel je je la en schrijf je een eventueel verschil op. Je pinomzet staat op je bankafschrift en hoort niet in je kasboek.

Het lastigste deel zonder kassa is de btw. Verkoop je dingen tegen 9% en tegen 21%, dan moet je je dagomzet over die twee tarieven kunnen verdelen. Met een kasboek alleen lukt dat niet. Je hebt dan ook een dagstaat nodig waarop je per tarief bijhoudt wat je verkocht.

Aan welke eisen moet een kassa voldoen?

De Belastingdienst heeft in 2023 een handreiking uitgebracht met waar hij op let bij een kassa. Die is geschreven voor makers van kassasoftware, maar je kunt er als koopman ook je eigen kassa mee nalopen. In gewone taal komt het hierop neer:

Er bestaat ook een keurmerk, Betrouwbare Afrekensystemen. Heeft je kassa dat, dan mag je ervan uitgaan dat hij aan deze punten voldoet. Verplicht is het keurmerk niet.

Is een gratis kassa-app goed genoeg voor de Belastingdienst?

Dat hangt niet af van de prijs, maar van wat de app vastlegt en hoe lang. Drie vragen die je bij elke kassa-app kunt stellen, gratis of niet:

• Kan ik een verkoop wissen zonder dat het ergens te zien is? Dan voldoet hij niet.
• Hoe lang kan ik mijn verkopen terugzien, en wat gebeurt er met mijn gegevens als ik stop?
• Kan ik al mijn verkopen downloaden, met datum, tijd en btw-tarief?

Is het antwoord op de tweede vraag korter dan zeven jaar, dan is dat niet erg, zolang je je gegevens zelf kunt downloaden en bewaren. Dan moet je dat wel echt doen.

Moet je je klant een kassabon geven?

Nee, niet aan particulieren. Je hoeft een klant op de markt geen bon of factuur mee te geven. Vraagt een zakelijke klant om een factuur, dan moet je die wel uitreiken.

Dat je geen bon hoeft te geven, betekent niet dat je de verkoop niet hoeft vast te leggen. Je dagomzet moet je nog steeds kunnen onderbouwen.

Hoe MarktAmigo zich tot deze eisen verhoudt

We lopen ze een voor een langs, ook waar het antwoord nee is.

• Elke verkoop wordt vastgelegd, ook zonder internet. Eerst op je toestel, en zodra er internet is ook op onze server.
• Een verkoop verandert nooit meer. Een correctie is een tegenboeking, dus de oorspronkelijke verkoop blijft staan.
• Elke verkoop krijgt een eigen volgnummer en het tijdstip waarop je hem deed.
• Je dagoverzicht toont contant en pin apart, en met Kas opmaken leg je een kasverschil vast. Dat zit in elk pakket. Het btw-overzicht per tarief zit vanaf het Plus-pakket.
• Met Alles meenemen download je al je gegevens in één bestand. Ook dat zit in elk pakket.

Wat MarktAmigo niet voor je doet: zeven jaar bewaren. Hoe ver je terugkijkt, hangt af van je pakket. Een gratis account dat een jaar niet gebruikt wordt, sluiten we na een waarschuwing. Download je gegevens daarom zelf, bijvoorbeeld elk kwartaal na je btw-aangifte, en bewaar ze zeven jaar.

MarktAmigo heeft het keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen niet, en maakt geen auditfile voor afrekensystemen. Vraagt de Belastingdienst daarom, dan geef je je download en je overzichten.

Vragen over een verplichte kassa

Bronnen

• Belastingdienst, "Het kassasysteem in uw bedrijf" (brochure, september 2013)
• Belastingdienst, "Handreiking voor een betrouwbaar afrekensysteem" (2023)
• Accountancy van Morgen, "Belastingdienst publiceert handreiking voor een betrouwbaar afrekensysteem" (6 september 2023)
• Algemene wet inzake rijksbelastingen, artikel 52 (administratie- en bewaarplicht)
• Vlaanderen.be, "Geregistreerde kassa (witte kassa)"