Uitleg
Hoe lang moet je je verkoopgegevens bewaren?
Zeven jaar, en bij onroerend goed tien. Hieronder lees je wanneer die termijn begint, wat er precies onder valt en wat je wél mag weggooien.
Het korte antwoord
Je basisgegevens bewaar je zeven jaar. Gaat het over onroerende zaken, dan is het tien jaar.
Voor een marktkraam is het in de praktijk bijna altijd zeven. Tien jaar geldt als je een pand koopt of verkoopt, en dat komt bij een kraam zelden voor.
Wanneer die zeven jaar begint te lopen
Na afloop van het boekjaar waar het gegeven bij hoort, dus niet op de dag van de verkoop. Een bon van maart 2026 hoort bij boekjaar 2026, dat eindigt op 31 december 2026, en gaat dus tot eind 2033 mee.
Dat scheelt al gauw bijna een jaar. Reken je vanaf de verkoopdatum, dan gooi je dingen te vroeg weg.
Gebruik je een gegeven nog in je administratie, dan is de termijn daarvoor nog niet begonnen.
Wat je moet bewaren
Alles wat van belang kan zijn voor je belasting. Voor een kraam is dat:
- Je verkopen, uitgesplitst per btw-tarief.
- Je inkoopfacturen en kostenbonnen.
- Je kasadministratie, inclusief de kasverschillen die je noteerde.
- Je bankafschriften, inclusief de bijschrijvingen van je pinomzet.
- De aangiften die je hebt gedaan en de bevestigingen daarvan.
- De afspraken die eronder liggen: je kraamvergunning, je huurcontract, je verzekering.
Het gaat om het geheel, niet om losse bonnen. Iemand anders moet eruit kunnen opmaken wat er is gebeurd. Met een stapel losse kassabonnen lukt dat niet.
Digitaal bewaren mag, en papier weggooien ook
Je mag je administratie digitaal bewaren. Een papieren bon die je scant of fotografeert mag daarna weg, op één voorwaarde: de digitale versie moet volledig zijn en gedurende de hele termijn leesbaar blijven.
Dat betekent twee dingen. De foto of scan moet zo goed zijn dat je het bedrag, de datum en de btw ook over vijf jaar nog kunt lezen. En het bestand moet er over zeven jaar nog zijn. "Het stond op mijn oude telefoon" is dan geen goed antwoord.
Een origineel op papier waar iets uit blijkt dat niet in de scan zit, moet je wel houden. Bij een gewone kassabon speelt dat niet.
Wat er gebeurt als je het niet meer hebt
Dan kun je niet aantonen wat er is gebeurd, en dat werkt in je nadeel. De Belastingdienst mag je omzet dan schatten, en die schatting hoeft niet mild te zijn. Jij moet dan bewijzen dat het anders zat, en zonder administratie kan dat niet.
Voor de btw geldt bovendien: zonder factuur kun je geen voorbelasting terugvragen. Ben je de factuur van een inkoop kwijt, dan kun je die niet aftrekken, ook al weet je zeker dat je hem betaald hebt.
Daarom is het belangrijk om dit goed te doen. Een boete is vervelend, maar erger is dat je zonder papieren je eigen kosten niet meer kunt bewijzen.
Hoe MarktAmigo dit voor je regelt
MarktAmigo legt elke verkoop vast met het btw-tarief van dat moment erbij, en een verkoop wordt nooit gewijzigd of weggegooid. Een correctie wordt een tegenboeking, zodat je jaren later nog kunt zien wat er echt gebeurd is.
Je gegevens meenemen kan in elk pakket, ook in het gratis Basis-pakket, en je hoeft het niet eerst te vragen. Wat je meeneemt, is van jou en kun je ook buiten de applicatie lezen. Dat is precies wat je nodig hebt voor een bewaarplicht van zeven jaar.