Contant en pin op één dag, en 's avonds weten dat het klopt

Het korte antwoord

Houd twee dingen apart bij: wat er in je la zit, en wat er op je rekening komt. Je omzet is die twee samen, je kas is alleen wat er in de la zit.

De meeste ellende 's avonds komt doordat die twee door elkaar lopen. Je telt je la, legt dat naast je dagomzet en komt honderden euro's tekort. Er is niets kwijt: dat verschil is de pin, en die is nog onderweg.

Waarom pin en contant niet op dezelfde dag binnenkomen

Een contante verkoop is meteen rond, want het geld ligt er al.

Een pinbetaling gaat langs een paar stappen. De betaling wordt bij de kraam goedgekeurd, de verwerker bundelt alle betalingen van die dag, en daarna komt het bedrag op je rekening. Meestal is dat de volgende werkdag, na een zaterdag vaak pas maandag of dinsdag. Er gaan ook transactiekosten af, dus er komt niet precies binnen wat de klant betaalde.

Voor je omzet telt het moment van de verkoop, niet het moment dat het geld op je rekening staat. Die twee data lopen dus altijd uit elkaar, en dat is normaal.

Wat er in een kasboek hoort

Een kasboek gaat alleen over contant geld. Je hebt maar vier soorten regels nodig:

• Het beginsaldo: wat er 's ochtends in je la zat, inclusief je wisselgeld.
• De contante ontvangsten van die dag.
• De contante uitgaven: parkeergeld, een bos bloemen bij de buurman, kleingeld halen.
• Wat je privé uit de la hebt gehaald.

Die laatste wordt het vaakst vergeten, en dat merk je meteen. Een tientje voor een broodje is een privé-opname en geen zakelijke kosten. Schrijf je het niet op, dan mis je tien euro in je kas en ga je zoeken naar een fout die er niet is.

Je pinomzet hoort er níet in. Die komt op je bankrekening en hoort bij je bankadministratie. Zet je hem ook in je kasboek, dan tel je hem twee keer.

Waarom het per dag moet en niet per kwartaal

De Belastingdienst verwacht dat je je kas op de dag zelf bijhoudt en niet achteraf reconstrueert. Dat is ook logisch, want achteraf kun je een kas niet meer reconstrueren.

Wat je zaterdagavond niet opschrijft, weet je woensdag niet meer. Aan het eind van het kwartaal is het een schatting geworden, en dat mag een kasadministratie niet zijn. Het is het enige bewijs van geld dat verder niemand heeft geregistreerd.

Bij pin ligt dat anders, want daar is een tweede partij met afschriften die je kunt laten zien. Bij contant is die er niet. Daarom kijkt een controleur als eerste naar je kas.

Een kasverschil schrijf je op

Aan het eind van de dag tel je je la. Zit er een euro te weinig in, of drie te veel, dan noteer je dat als kasverschil. Je past je omzet er niet op aan.

Dat voelt raar. Je wilt het getal liever kloppend maken, want een sluitende kas ziet er beter uit. Toch is een kas die honderden marktdagen lang op de cent uitkomt minder geloofwaardig dan een kas met af en toe een euro verschil die je hebt opgeschreven.

Kleine verschillen horen bij contant geld en afronden. Zijn de verschillen groot of komen ze steeds terug, dan speelt er iets anders. Dat wil je dan kunnen zien.

De vijf minuten aan het eind van de dag

Meer is het niet. Doe je dit elke marktdag, dan hoef je aan het eind van het kwartaal niets meer uit te zoeken.

Hoe MarktAmigo dit voor je regelt

MarktAmigo houdt contant en pin al bij de verkoop apart, dus je dagoverzicht toont ze los van elkaar, elk met een eigen totaal. Een mislukte of openstaande pinbetaling zie je wel in je transactielijst, maar niet in je omzet: alleen geld dat binnen is, telt mee.

Het dagoverzicht wordt op je eigen toestel uitgerekend en zit in elk pakket, dus je kunt er tussen twee klanten door naar kijken.